Relevé kilométrique d’une flotte : comment automatiser la collecte des kilométrages ?
Relever le kilométrage d’un véhicule paraît simple. Il suffit, en théorie, de regarder le compteur et de reporter la valeur dans un tableau.
À l’échelle d’une flotte, l’exercice devient rapidement plus complexe.
Il faut solliciter les conducteurs, récupérer les informations au bon moment, vérifier les valeurs, compléter les données manquantes puis consolider l’ensemble. Lorsque les relevés arrivent à des dates différentes ou avec plusieurs semaines de décalage, le kilométrage disponible ne reflète plus forcément l’utilisation réelle des véhicules.
Le problème n’est donc pas uniquement le temps passé à relever les compteurs.
Une donnée kilométrique incomplète ou irrégulière complique aussi la maintenance, l’analyse de l’utilisation des véhicules, la compréhension de certains coûts et la production de reportings fiables.
Automatiser le relevé kilométrique permet de changer cette logique : au lieu de demander ponctuellement une information, l’entreprise dispose d’une donnée collectée régulièrement et exploitable dans son pilotage quotidien
Pourquoi le relevé kilométrique reste une donnée essentielle
Le kilométrage est l’un des indicateurs les plus simples d’un parc automobile. C’est aussi l’un des plus structurants.
Il permet d’abord de mesurer l’intensité d’utilisation d’un véhicule.
Deux véhicules identiques, intégrés au parc à la même date, peuvent connaître des usages très différents. L’un peut parcourir beaucoup de kilomètres chaque semaine tandis que l’autre reste principalement affecté à des déplacements locaux.
Sans données kilométriques régulières, cette différence peut rester peu visible.
Le kilométrage permet également de rapprocher l’usage réel du véhicule de plusieurs informations opérationnelles : interventions réalisées, consommation, échéances d’entretien, durée de détention ou encore niveau d’activité.
Il devient ainsi une donnée de référence pour répondre à des questions simples mais importantes :
Quels véhicules roulent le plus ?
Lesquels sont peu utilisés ?
Quels véhicules approchent d’une échéance liée à leur usage ?
Comment évoluent les kilomètres parcourus d’un mois à l’autre ?
Existe-t-il des écarts importants entre plusieurs véhicules ayant théoriquement la même fonction ?
L’intérêt d’un relevé kilométrique d’une flotte n’est donc pas de collectionner des chiffres de compteur. Il est de disposer d’une base suffisamment fiable pour comprendre comment le parc est réellement utilisé.
Les limites d’un relevé kilométrique manuel
Le relevé manuel peut fonctionner lorsque l’entreprise possède très peu de véhicules et que ceux-ci reviennent régulièrement sur un même site.
La méthode devient plus fragile lorsque la flotte grandit, que les véhicules sont dispersés ou que les conducteurs passent peu de temps au dépôt.
Erreurs et oublis
Une collecte manuelle dépend nécessairement d’une action humaine.
Le conducteur doit penser à relever le compteur. L’information doit ensuite être transmise au bon interlocuteur, puis saisie dans le bon fichier ou outil.
Un oubli, une inversion de chiffres, une mauvaise immatriculation ou un relevé transmis avec retard suffit à créer une incohérence.
Ces erreurs ne sont pas nécessairement graves lorsqu'elles sont isolées. Elles deviennent plus problématiques lorsqu'elles se répètent et rendent l'historique difficile à exploiter.
Le responsable de flotte doit alors vérifier les données, rechercher la dernière valeur disponible ou recontacter les utilisateurs concernés.
Temps administratif
La collecte ne se limite pas au relevé lui-même.
Il faut envoyer les demandes, relancer les retardataires, centraliser les réponses, saisir les informations et parfois contrôler leur cohérence.
Plus les véhicules sont nombreux et dispersés, plus cette mécanique mobilise du temps pour une donnée qui pourrait être collectée automatiquement.
Le véritable coût du processus manuel se situe donc aussi dans les petites tâches répétitives qu’il impose à l’exploitation ou à l’administration.
Données difficiles à consolider
Un autre problème apparaît lorsque les relevés ne sont pas réalisés à intervalles réguliers.
Comparer un véhicule relevé le premier jour du mois avec un autre relevé trois semaines plus tard donne une photographie peu homogène du parc.
La difficulté augmente encore si plusieurs sources coexistent : fichiers Excel, relevés conducteurs, factures d’entretien, informations des loueurs ou données issues de différents outils.
La question n’est alors plus seulement de posséder un kilométrage, mais de savoir quelle valeur utiliser et à quelle date elle correspond.
Comment automatiser le relevé kilométrique d’une flotte ?
L’automatisation consiste à faire remonter la donnée sans demander à un conducteur ou à un gestionnaire de relever régulièrement le compteur.
Selon les véhicules et les équipements disponibles, cette information peut provenir de plusieurs sources.
Un véhicule connecté peut transmettre certaines données directement depuis ses systèmes embarqués. Un équipement télématique installé dans le véhicule peut également récupérer ou produire des informations liées aux déplacements. Les trajets enregistrés permettent notamment de conserver un historique des distances effectuées.
Il faut cependant distinguer deux notions.
Le kilométrage odomètre correspond à la valeur du compteur kilométrique du véhicule lorsqu’elle est accessible.
La distance calculée à partir des déplacements est reconstruite à partir des trajets enregistrés par le système.
Selon le besoin de l’entreprise, la technologie utilisée et le véhicule concerné, la source de données peut donc différer.
L’essentiel est de définir clairement quelle donnée sert de référence et de conserver une méthode cohérente dans le temps.
Pour qu’un relevé kilométrique automatique soit réellement utile, plusieurs éléments doivent pouvoir être identifiés : le véhicule concerné, la distance ou le kilométrage enregistré, la date de la donnée et son historique.
La régularité change alors profondément l’usage de l’information.
Au lieu d’obtenir ponctuellement un compteur lorsqu’une échéance approche, le gestionnaire dispose d’une donnée actualisée qu’il peut intégrer à ses processus.
Que peut-on faire avec des kilométrages fiables ?
Automatiser la collecte n’a d’intérêt que si la donnée obtenue est utilisée.
Le kilométrage peut alimenter plusieurs décisions quotidiennes.
Suivre l’utilisation des véhicules
Comparer les distances parcourues permet d’identifier les différences d’usage au sein du parc.
Un véhicule très sollicité peut mériter une attention particulière. À l’inverse, un véhicule qui roule peu peut conduire à s’interroger sur son affectation ou son niveau réel d’utilisation.
L’objectif n’est pas de tirer une conclusion à partir du seul kilométrage, mais de disposer d’un indicateur objectif à croiser avec l’activité du véhicule.
Préparer la maintenance
De nombreuses opérations d’entretien tiennent compte du kilométrage en complément d’échéances calendaires ou d’autres critères définis par le constructeur.
Une donnée mise à jour régulièrement permet de mieux identifier les véhicules qui approchent d’un seuil d’usage.
L’exploitation peut ainsi préparer une intervention plutôt que découvrir tardivement qu’un véhicule aurait dû être pris en charge.
Cette anticipation facilite également l’organisation : disponibilité du véhicule, rendez-vous en atelier et éventuelle réaffectation des missions peuvent être préparés plus tôt.
Comparer les usages
Le kilométrage devient particulièrement intéressant lorsqu’il est analysé dans le temps.
Une évolution inhabituelle peut révéler un changement d’activité, une nouvelle affectation, une modification de tournée ou simplement une différence de sollicitation entre plusieurs véhicules.
L’historique permet ainsi de sortir d’une photographie ponctuelle.
Il devient possible d’observer des tendances et de comparer des périodes équivalentes.
Améliorer le reporting
Une donnée collectée automatiquement peut également alimenter les tableaux de bord internes.
Kilomètres parcourus par véhicule, évolution par période, répartition entre plusieurs catégories de véhicules ou comparaison avec d’autres indicateurs : le relevé cesse d’être une information isolée.
Il devient une donnée exploitable dans les reportings de l’exploitation, de la direction ou du responsable de parc.
La qualité du reporting dépend néanmoins de la qualité de la donnée initiale. Automatiser une collecte sans définir les bonnes règles de consolidation ne suffit pas.
Dans quelles flottes l’automatisation devient-elle particulièrement utile ?
Il n’existe pas de seuil universel à partir duquel un relevé automatique devient indispensable.
L’intérêt dépend surtout de la complexité opérationnelle.
L’automatisation devient particulièrement pertinente lorsque les véhicules sont nombreux, répartis sur plusieurs sites, rarement présents simultanément au dépôt ou utilisés par plusieurs collaborateurs.
Elle prend également de la valeur lorsque le kilométrage intervient dans plusieurs processus : maintenance, contrôle des usages, contrats de location, analyse des coûts ou reporting interne.
Plus une même donnée doit être collectée, vérifiée puis réutilisée par plusieurs personnes, plus la collecte manuelle risque de créer des frictions.
Le bon indicateur n’est donc pas uniquement le nombre de véhicules.
Une entreprise peut commencer par examiner son processus actuel : combien de personnes interviennent dans la collecte ?
Les données sont-elles disponibles au moment où elles sont nécessaires ?
Existe-t-il régulièrement des valeurs manquantes ou anciennes ?
Combien de fichiers doivent être rapprochés pour reconstituer l’historique d’un véhicule ?
Ces questions permettent d’identifier rapidement si le problème vient du kilométrage lui-même ou de la manière dont il est collecté.
Comment intégrer le kilométrage au pilotage global de la flotte ?
Le relevé kilométrique automatique prend toute sa valeur lorsqu’il n’est plus traité comme une opération administrative indépendante.
Les déplacements d’un véhicule produisent plusieurs informations qui peuvent être analysées ensemble : distances parcourues, trajets, périodes d’utilisation, temps de déplacement ou encore arrêts.
Centralisées, ces données permettent de replacer le kilométrage dans son contexte.
Un volume important de kilomètres n’a pas la même signification selon l’activité exercée, le nombre de missions réalisées ou la fonction du véhicule.
La géolocalisation et les données issues des déplacements permettent précisément de construire cet historique sans multiplier les relevés manuels.
L’enjeu n’est donc plus seulement de connaître le chiffre affiché au compteur.
Il est de transformer une donnée dispersée en information disponible, régulière et comparable, afin de décider avec une vision plus fiable de l’activité réelle des véhicules.
Conclusion : automatiser le relevé pour mieux exploiter la donnée
Le relevé kilométrique est une tâche simple tant qu’elle reste occasionnelle.
Lorsqu’elle concerne plusieurs véhicules, plusieurs conducteurs et plusieurs usages, sa collecte manuelle peut rapidement produire des informations incomplètes, décalées ou difficiles à consolider.
Automatiser le relevé permet d’abord de supprimer une partie de ces tâches répétitives. Mais son principal intérêt se situe ailleurs : disposer d’une donnée fiable et régulière pour analyser l’utilisation des véhicules, préparer certaines échéances et améliorer les reportings.
Le kilométrage n’est donc pas une finalité.
C’est une donnée de base qui devient réellement utile lorsqu’elle est replacée dans l’activité du véhicule et intégrée aux décisions quotidiennes.
Pour aller plus loin, Teksat permet de centraliser automatiquement les données issues des véhicules, notamment les kilomètres parcourus, les trajets et leurs historiques, afin de disposer d’une vision plus fiable de l’activité du parc et de réduire les collectes manuelles.
Sources
- Commission européenne — Orientations sur les données relatives aux véhicules et le Data Act : les orientations européennes identifient notamment les résumés de trajets, les distances moyennes parcourues et le kilométrage restant avant certains entretiens parmi les données pouvant être générées ou rendues accessibles par les véhicules connectés.
- Sécurité routière — L’entretien du véhicule en entreprise : recommandations sur le suivi régulier de l’état et de l’utilisation des véhicules et sur l’organisation de la maintenance en entreprise.
- Ministère de la Transition écologique — Contrôle technique des véhicules : informations institutionnelles sur le contrôle et le maintien en état des véhicules.
- Teksat — Rapports d’activité et analyse des véhicules : les rapports Teksat peuvent notamment restituer les kilomètres parcourus, les informations d’utilisation et les trajets, avec export et historique.
